Shipping instructions atau SI adalah informasi yang disampaikan kepada pengangkut untuk menyiapkan dokumen pengiriman, seperti Bill of Lading. Isinya membantu menjelaskan siapa pihak yang terlibat, barang apa yang dikirim, dan bagaimana rincian pengangkutannya perlu dicatat.
Jika booking dapat dibayangkan sebagai pemesanan layanan, SI adalah penyampaian rincian untuk penyusunan dokumennya. Keduanya saling berkaitan, tetapi mengirim booking belum berarti seluruh data SI telah lengkap atau sudah disetujui.
Mengapa shipping instructions diperlukan?
Pengangkut membutuhkan rincian yang dapat dihubungkan dengan kiriman yang tepat. Informasi yang tidak lengkap atau keliru dapat terbawa ke draft dokumen, sehingga pemeriksaan awal membantu mengurangi pekerjaan koreksi pada tahap berikutnya.
Hapag-Lloyd menjelaskan alur SI yang dilanjutkan dengan pembuatan draft B/L setelah pengiriman informasi. Contoh tersebut memperlihatkan hubungan antara data masukan dan dokumen yang kemudian diperiksa.
Karena itu, SI sebaiknya tidak diperlakukan sebagai formalitas menekan tombol kirim. Pihak yang menyiapkannya perlu memahami sumber data, mencocokkan referensi, serta membedakan informasi yang sudah pasti dari informasi yang masih menunggu konfirmasi.
Data apa yang biasanya dicantumkan?
Daftar informasi SI Maersk mencakup nomor pengiriman, nomor kontainer, jumlah dan jenis kemasan, berat kargo, deskripsi barang, ketentuan pembayaran, serta nama dan alamat pihak pengirim maupun penerima.
Kebutuhan tambahan dapat mengikuti negara, muatan, dan layanan yang digunakan. Daftar dari satu pengangkut merupakan contoh, bukan formulir universal yang pasti berlaku untuk setiap kiriman. Periksa persyaratan pada kanal resmi yang sedang digunakan.
Sebagai kebiasaan kerja, pastikan setiap data mempunyai sumber yang jelas. Nomor kontainer dapat dicocokkan dengan catatan peralatan, sedangkan rincian pihak dan barang perlu diperiksa terhadap dokumen kiriman yang relevan, bukan diisi dari ingatan.
Siapa shipper, consignee, dan notify party?
Shipper merujuk pada pihak pengirim yang dicantumkan, sedangkan consignee merujuk pada pihak penerima menurut dokumen. Notify party merupakan pihak yang diminta menerima pemberitahuan terkait kedatangan atau pengiriman sesuai pengaturan yang digunakan.
Ketiga kolom itu tidak boleh otomatis dianggap mempunyai isi yang sama. Dalam satu transaksi, pihak yang membeli barang, menerima barang, dan mengurus pemberitahuan dapat berbeda. Pengisian harus mengikuti pengaturan kiriman yang sebenarnya.
Contoh ilustratif: perusahaan A mengirim barang ke perusahaan B, sementara perusahaan C mengurus komunikasi kedatangan. Nama C tidak otomatis menggantikan B sebagai penerima. Tujuan contoh ini adalah membedakan fungsi kolom, bukan menetapkan susunan pihak untuk semua transaksi.
Bagaimana SI berubah menjadi draft B/L?
Setelah SI disampaikan, pengangkut memproses informasi untuk menyiapkan draft dokumen. Draft merupakan kesempatan memeriksa rincian sebelum penerbitan sesuai alur layanan. Bentuk tampilan serta tahapan persetujuannya dapat berbeda antar pengangkut.
Panduan SI Hapag-Lloyd menghubungkan pengisian informasi dengan pembuatan B/L dan pengelolaan dokumentasi. Dalam proses ini, nomor booking membantu memastikan bahwa data ditempatkan pada pengiriman yang benar.
Untuk memahami fungsi dokumen akhirnya, baca pengertian Bill of Lading. Bukti bahwa SI sudah dikirim berbeda dari draft yang perlu diperiksa, dan keduanya tidak otomatis sama dengan B/L yang telah diterbitkan.
Apa yang perlu diperiksa pada draft?
Mulailah dengan nama serta alamat pihak, nomor referensi, pelabuhan, dan rincian barang. Cocokkan juga jumlah kemasan, berat, serta nomor kontainer yang tercantum. Perbedaan satu karakter pada identitas dapat menghubungkan informasi dengan objek yang salah.
Periksa pula pilihan jenis dokumen dan instruksi penerbitan yang relevan. Jangan hanya melihat judul besar pada halaman pertama. Jika ada perubahan, gunakan kanal koreksi resmi agar permintaan tercatat dan ditangani menurut prosedur pengangkut.
Sebagai latihan, bayangkan SI menyebut 120 karton, tetapi draft menampilkan 102 karton. Selisih tersebut perlu ditelusuri terhadap data sumber. Menganggap kedua angka cukup mirip hanya akan membuat kesalahan tetap terbawa ke tahap berikutnya.
Apakah SI sama dengan VGM?
Tidak. SI berkaitan dengan informasi dokumentasi, sedangkan VGM adalah verified gross mass atau massa kotor kontainer yang telah diverifikasi. Berat kargo saja tidak otomatis sama dengan VGM karena acuan beratnya berbeda.
Maersk menjelaskan penyampaian VGM yang dapat dilakukan melalui tahap terkait dalam SI atau secara terpisah pada halaman pengiriman. Berada pada portal yang sama tidak membuat kedua kewajiban informasi menjadi satu.
Penjelasan berat dan kegunaannya tersedia dalam artikel VGM kontainer. Periksa secara terpisah apakah SI dan VGM sudah disampaikan serta diproses sesuai kebutuhan pengiriman.
Apa hubungan SI dengan tenggat dokumen?
SI cut-off merupakan tenggat penyampaian informasi dokumentasi untuk pengiriman tertentu. Waktunya perlu dibaca pada booking dan pembaruan resmi, bukan diasumsikan sama dengan keberangkatan kapal atau tenggat masuk kontainer.
Menyimpan formulir sebagai draft pada akun belum tentu berarti informasi sudah dikirim. Hapag-Lloyd, misalnya, membedakan fungsi menyimpan pekerjaan dengan konfirmasi setelah submission. Perbedaan status ini penting ketika mengejar tenggat.
Baca perbedaan jenis cut-off untuk melihat konteksnya. Jangan menganggap satu status selesai pada portal membuktikan semua pekerjaan pengiriman juga selesai.
Bagaimana jika ada data yang belum tersedia?
Tandai bagian yang masih perlu dikonfirmasi dan hubungkan dengan pihak yang mempunyai data sumber. Mengisi angka perkiraan seolah sudah pasti dapat membuat draft berikutnya terlihat lengkap, padahal informasi dasarnya belum selesai diperiksa.
Misalnya, jumlah kemasan masih berubah saat barang disiapkan. Tim perlu menyelaraskan data final melalui alur yang ditetapkan, sekaligus memperhatikan tenggat. Simpan versi dan bukti perubahan agar komunikasi berikutnya memakai acuan yang sama.
Kebiasaan sederhana agar data lebih rapi
- Gunakan nomor booking atau pengiriman yang benar.
- Periksa data pihak dan barang terhadap sumbernya.
- Bedakan berat kargo dari VGM kontainer.
- Tinjau draft dokumen dan ajukan koreksi melalui kanal resmi.
- Simpan bukti submission serta catatan revisi yang relevan.
Shipping instructions membantu menjembatani rincian kiriman dengan dokumen pengangkutan. Dengan memeriksa data dan status tiap tahap, pembaca dapat membedakan booking, SI, draft, dan dokumen terbit tanpa harus menghafal banyak menu layanan.
Sumber dan rujukan
- Maersk – Informasi wajib dalam shipping instructions
- Hapag-Lloyd – Submission SI dan alur draft B/L
- Hapag-Lloyd – Shipping Instructions User Guide
- Maersk – Penyampaian VGM
Rujukan ditinjau pada 27 Oktober 2026. Seluruh gambar merupakan ilustrasi AI, bukan dokumentasi kapal tertentu.
